System 1CLICK pomaga w zarządzaniu zadaniami i projektami informatycznymi w Urzędzie Wojewódzkim Okręgu Ołomunieckiego
Urząd Wojewódzki w Ołomuńcu należy do instytucji, które pokazują, że nawet w administracji publicznej można działać nowocześnie, skutecznie i z przeglądem sytuacji. Dowodem na to jest sposób, w jaki korzystają tam z systemu 1CLICK – systemu do zarządzania zadaniami, projektami i procesami.
Dwa punkty widzenia. Jedno doświadczenie. I jeden system, który ma sens.
Rozmawialiśmy z dwojgiem użytkowników systemu – Šimoną Hágerową, która od samego początku uczestniczyła we wdrażaniu 1CLICK w Urzędzie Wojewódzkim Okręgu Ołomunieckiego, oraz Adamem Burďákiem, który obecnie aktywnie korzysta z niego do zarządzania projektami informatycznymi i zamówieniami. Każdy z nich pełni inną rolę i ma inną perspektywę, ale oboje są zgodni co do jednego:
„Dzięki 1CLICK mamy wszystko pod kontrolą”
„W serwisie 1CLICK zawsze podobała mi się jego logika.”
Šimona Hágerová, projektantka systemów informatycznych
Pracuje w Urzędzie Wojewódzkim Okręgu Ołomunieckiego od momentu jego powstania. Obecnie zarządza intranetem, wydaje certyfikaty i nadzoruje podłączone aplikacje. Bardzo dobrze zna system 1CLICK. Zaczęła z niego korzystać już w 2015 roku, jako jego pierwsza administratorka.
„Zawsze mi się to bardzo podobało. Podobała mi się ta logika i spójność. Kiedy chciałam coś zmienić, koledzy wyjaśniali mi, dlaczego to nie jest właściwe, i mieli rację”.
Według niej system działa, o ile ludzie korzystają z niego prawidłowo.
„1CLICK” może być jeszcze tak inteligentny, ale jeśli ludzie nie będą z niego korzystać prawidłowo, nie wykorzystają w pełni jego potencjału, stracą korzyści, jakie system mógłby im przynieść, i w zasadzie nic się nie zmieni.
Obecnie Šimona Hágerová korzysta z systemu 1CLICK jako zwykła użytkowniczka, najczęściej korzystając z modułu zadań
„Przydzielanie zadań w 1CLICK jest przejrzyste i intuicyjne. Zdecydowanie lepsze niż przez e-maile.”
Podkreśla również grafikę i orientację.
„Wszystko jest ze sobą powiązane i żadna droga nie jest ślepa. Zawsze w jakiś sposób wrócisz tam, skąd wyszedłeś” „przybyli”.
Co zmieniłaby w systemie?
„Dla mnie ten program jest idealny. Kiedy ktoś chce coś »ulepszyć«, często prawdopodobnie chce po prostu coś obejść, a system mu na to nie pozwala. To bardzo dobrze.”
„Zacząłem to robić ze względu na projekty. I to ma dla mnie sens”.
Adam Burďák, kierownik projektu ds. systemów informatycznych
W 2024 roku podjął pracę w dziale informatyki Urzędu Okręgowego Okręgu Ołomunieckiego. Miał jasny cel – sprawnie i w sposób dobrze skoordynowany kierować projektami informatycznymi. Wcześniej zapisywał zadania na kartce lub w tabelach. Dzisiaj mówi:
„1CLICK jest o wiele bardziej przejrzysty, kolorowy, a co najważniejsze – mam wszystko pod ręką”
System służy do zarządzania projektami w ramach Narodowego Planu Odbudowy, administrowania zadaniami, przygotowywania zamówień publicznych, a także do udzielania wsparcia współpracownikom w ramach pomocy technicznej IT oraz platformy Microsoft 365. Jednocześnie zapewnia administrację całym środowiskiem.
Do głównych korzyści zalicza się:
Przejrzystość
„To przejrzysty menedżer zadań z terminami i przypisanymi osobami odpowiedzialnymi. Doskonale widzę, co mnie czeka i kiedy muszę to zrobić”.
Kontrola dla kierowników
„Dzięki 1CLICK kierownik widzi, co kto robi. Wcześniej nie było to oczywiste.”
Planowanie projektów
„Bardzo podoba mi się wykres Gantta, dzięki któremu mam jasny przegląd całego harmonogramu projektu.”
Jaką radę dałby nowym użytkownikom?
„Nie należy się tego obawiać. Należy zacząć od prostych rzeczy, na przykład od przydzielania zadań, wyznaczania celów i ustalania terminów. Z czasem każdy znajdzie swój własny system”.
„Jedno narzędzie, różne potrzeby, ta sama satysfakcja.”
Podczas gdy Šimona Hágerová korzysta z systemu 1CLICK jako zwykła użytkowniczka, Adam Burďák wykorzystuje go w pełni do kompleksowego zarządzania projektami. I mimo to, a może właśnie dlatego, oboje są zgodni co do jednego:
„System 1CLICK ma sens.”
„Jest intuicyjny, przejrzysty i pomaga nam lepiej wykonywać naszą pracę.”
