W każdej firmie zachodzą procesy. Można je podzielić na trzy kategorie.
Firmy, w których szef nie wie, że procesy w ogóle istnieją
Nawet w takich firmach, które nie są zbytnio zarządzane, procesy tworzą się same. To naturalna rzecz. I tak też to wygląda. Zazwyczaj takie zespoły nie są zbyt skuteczne, ponieważ nie ma jasno określonych zasad. Jeśli w takiej firmie pracują świetni ludzie, jest o wiele lepiej, ponieważ ich intuicja pomaga uniknąć popełniania błędów. Mimo to wiele spraw będzie się komplikować i nie będzie przebiegać tak płynnie, jak mogłoby. Nie wystarczy polegać wyłącznie na intuicji.
Firmy, które mają procesy określone na papierze
Szef lub kierownictwo zdają sobie sprawę, że procesy istnieją i należy je zdefiniować. Takie firmy potrafią osiągać wysoką wydajność. Zajmują się tym, jak produkt przechodzi przez firmę, i starają się ten proces maksymalnie uprościć oraz przyspieszyć. Mimo to nie da się uniknąć błędów, ponieważ człowiek z natury popełnia błędy, a zarządzanie procesami opiera się na tym, że ludzie muszą pamiętać, co, na kogo i kiedy się nawiązuje.
Firmy, które definiują i realizują swoje procesy za pomocą specjalistycznego oprogramowania
Takich jest chyba najmniej. Chodzi o to, by jak najbardziej wyeliminować liczbę błędów, a pomaga w tym system, który nas monitoruje.
Procesy to powiązane ze sobą i (w razie potrzeby) obowiązkowe zadania.
Nie pozwólmy ludziom improwizować w ważnych sprawach. Nie polegajmy wyłącznie na ich pamięci. Zadbajmy o to, by sprawy były załatwiane.
Doskonałym przykładem mogą być protokoły przekazania. Są to dokumenty, które najchętniej się gubią. Wielokrotnie słyszałem historie o kłopotach, kiedy po pewnym czasie protokół zaginął, co spowodowało poważne problemy. Klient domagał się czegoś, do czego nie miał prawa, ale brakowało dokumentu.
W 1CLICK potrafimy zapobiegać takim sytuacjom. Nasze rozwiązanie charakteryzuje się dynamiką procesów. Nie są one statyczne, co zmuszałoby pracownika do szukania ich wśród gąszczu innych zadań procesowych, jak to ma miejsce w przypadku wielu programów. 1CLICK rozdziela te poszczególne zadania między wyznaczonych pracowników w określonym czasie. A co najważniejsze, w razie potrzeby potrafi WYEGZEKWOWAĆ wykonanie tych zadań.
Jeśli pracownik zapomni przekazać protokół przekazania, nasze rozwiązanie zacznie go „upominać”, aby to zrobił. A jeśli tego nie zrobi, jego przełożony to zauważy. Dzięki temu możemy na czas zapewnić, że dokument trafi tam, gdzie powinien.
To był tylko jeden z wielu przykładów. W firmach występuje znacznie więcej sytuacji, które wymagają rozwiązania – od procesów handlowych, przez produkcyjne, aż po procesy pomocnicze.
1CLICK pomoże Ci je kontrolować.
