Jeśli przyjrzymy się ofercie różnych narzędzi, bez wątpienia dojdziemy do wniosku, że żadne z nich nie zaspokoi w pełni wszystkich naszych potrzeb, ponieważ są one zupełnie różne. Czego potrzebujemy, aby uprościć zarządzanie firmą? Z pewnością jakiegoś oprogramowania ERP lub księgowego. Z pewnością przyda się oprogramowanie do zarządzania zadaniami, projektami i procesami. Oczywiście CRM. To będą te podstawowe rozwiązania. Być może potrzebujemy systemu CMS i sklepu internetowego. A w zależności od tego, czym się zajmujemy, również jakieś specjalistyczne rozwiązania. Na przykład oprogramowanie do ważenia ciężarówek. I być może jeszcze jakieś inne.
Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania dla firmy?
Po wielu rozmowach z moimi klientami wyodrębniłem 6 kluczowych punktów.
1) Czy zaspokaja większość naszych potrzeb?
Czy przeprowadziliśmy analizę? Przynajmniej w zakresie podstawowych potrzeb. Tego, co nas niepokoi lub co moglibyśmy poprawić.
2) Czy jest intuicyjny?
Pozwólcie handlowcom pracować w programie księgowym, bo jest tam baza danych kontaktów, a zobaczycie, że to się nie sprawdzi. Większość programów księgowych nie jest zbyt intuicyjna. Cóż, jeśli pozwolimy pracować w nich tym, dla których są przeznaczone, to już zupełnie inna historia. Przyjazność dla użytkownika powinna być jedną z podstawowych cech, ponieważ jeśli program nie jest przyjazny, nie spełni Państwa oczekiwań. Ludzie nie będą chcieli w nim pracować.
3) Czy rozwiązanie jest szybkie?
Czy po kliknięciu w jakieś miejsce żądana czynność zostanie wykonana natychmiast? Czy też trwa to 20, 30, a może nawet więcej sekund? Użytkownicy, którzy pracowali lub pracują z takim programem, mogliby o tym opowiedzieć. To coś, co naprawdę doprowadza do „szaleństwa”.
4) Czy jest łatwa w obsłudze?
To pytanie można podzielić na dwa. Zarządzanie użytkownikami i zarządzanie IT. Czy użytkownik ma możliwość łatwego „konfigurowania” ustawień swojego konta, czy też musi to robić dział IT? A to powoduje opóźnienia i zwiększa koszty firmy. A co z samym działem IT? Czy z łatwością zainstaluje system, czy też jest to zadanie „ponadludzkie”? A jeśli to dział IT będzie konfigurował system, czy zrobi to w mgnieniu oka, czy też będzie musiał przejść dwudniowe szkolenie?
5) Czy rozwiązanie to można rozszerzyć tak, by uwzględniało nasze przyszłe potrzeby?
Nie każdy się nad tym zastanawia, a przecież to takie ważne. Życie się zmienia, a firmy się rozwijają. Jeśli za rok lub dwa coś się zmieni, czy dostawca przygotuje dla nas jakieś rozszerzenie dostosowane do naszych potrzeb?
6) Czy rozważane oprogramowanie potrafi komunikować się z innymi programami?
Nowoczesne rozwiązania posiadają interfejsy, zwane API, za pośrednictwem których się komunikują. Wcześniej zastanawialiśmy się nad tym, że uniwersalne rozwiązania w zasadzie nie istnieją. Dlatego oczywiście ważne jest, aby nasze oprogramowanie potrafiło komunikować się z innymi programami. Starsze programy nie posiadają takiego interfejsu. Jednak nawet w takich przypadkach wiele spraw można rozwiązać np. za pomocą plików XLS. Sprawdź, w jakim stopniu rozwiązanie, które rozważasz, umożliwia komunikację z innymi systemami.
Życzę Państwu, aby wybór odpowiedniego rozwiązania był jak najłatwiejszy. Praca może stać się łatwiejsza dzięki systemowi organizacyjnemu 1CLICK.
