W wielu firmach z nich korzystamy. Są to nasze regulaminy firmowe, pomoc w szkoleniu nowych pracowników, instrukcje ułatwiające wykonywanie zarówno rutynowych, jak i doraźnych zadań, a także narzędzie pozwalające uniknąć sytuacji, w której pracownicy stają się niezastąpieni.
Prawdziwym wyzwaniem jest jednak dbanie o to, by wszystkie były aktualne.
System 1CLICK oferuje rozwiązanie, które to ułatwi. Pomoże Ci utrzymać porządek w tych dokumentach, a przede wszystkim umożliwi ich dystrybucję dosłownie jednym kliknięciem!
Najważniejsze jest to, abyście mieli stworzoną strukturę organizacyjną, dzięki której będziecie mogli przypisywać dokumenty do stanowisk, jednostek lub całej firmy.
Jak to zrobić?
Stworzona struktura organizacyjna
W prawym górnym rogu kliknij przycisk menu…
…a następnie do „Dokumentów metodycznych”.
Otworzy się interfejs służący do edycji dokumentów wewnętrznych firmy. Oczywiście będzie on pusty.
Kliknij przycisk „Dodaj dokument”
Otworzy się okno „Dodaj nowy dokument”. Dodaj dokument metodą „przeciągnij i upuść” lub za pomocą przycisku, a następnie wybierz typ dokumentu.
Dokument został załadowany do systemu.
Przypisanie dokumentu do struktury
Kliknięcie dokumentu powoduje jego zaznaczenie. Po prawej stronie widzisz swoją strukturę w układzie pionowym – kliknij w miejsce, do którego chcesz przypisać dokument. Następnie kliknij przycisk plus i gotowe. Jeśli chcesz przypisać ten dokument do różnych stanowisk, powtórz tę procedurę. Jeśli przypiszesz go do jednostki, wszystkie stanowiska w niej zawarte odzyskają go automatycznie. Aby usunąć przypisanie, użyj przycisku minus.
Powiadomienie o nowym dokumencie
W ustawieniach kliknij „System”, a następnie „Moduł Struktura organizacyjna”. W tym miejscu wybierz, czy chcesz powiadamiać o zmianach za pomocą wiadomości e-mail, zadania, czy obu tych opcji, oraz o której godzinie mają być wysyłane informacje. Przy każdej zmianie, dodaniu nowego lub aktualizacji istniejącego dokumentu osoba, której to dotyczy, otrzyma wybraną powiadomienie. W ramach systemu działa system zarządzania dokumentami, dzięki czemu wszystko jest wersjonowane. Można wracać do starszych wersji, zmieniać nazwy, typy i wykonywać inne czynności.
Życzę Państwu udanych kliknięć.
P.S. Jeśli chcieliby Państwo uzyskać pomoc w procesie zatwierdzania, np. wewnętrznych regulaminów, prosimy o kontakt.
