Studium przypadku 1CLICK
Klient: Barta s.r.o.
Dziedzina: księgowość, płace, kadry, podatki
Liczba członków zespołu: 9 osób
Główny problem: zlecenia i wymagania klientów były uzgadniane ustnie, za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz doraźnie; właścicielka nie zawsze miała pełny wgląd we wszystkie terminy i wymagania
Rozwiązania: projekty, zadania, bazy danych kontaktów i aplikacje mobilne
Wynik: lepszy przegląd sytuacji, mniej stresu, lepsze planowanie pracy, jaśniejsze podział obowiązków i kontrola nad terminami
Barta s.r.o. to słowacka firma księgowa, która specjalizuje się w prowadzeniu księgowości, rozliczaniu wynagrodzeń, zarządzaniu kadrami, podatkach oraz innych powiązanych usługach. Na swojej stronie internetowej firma podkreśla precyzję, odpowiedzialność, indywidualne podejście oraz cyfryzację księgowości. Oferuje ona swoim klientom zarówno księgowość prostą, jak i podwójną, obsługę płac i kadr oraz usługi podatkowe.
Gdy zespół się powiększył, a firma zaczęła pozyskiwać większych klientów, coraz trudniej było zachować orientację w tym, co się gdzie dzieje. Zadań, terminów i wymagań klientów nie dało się już rzetelnie zarządzać wyłącznie ustnie, przez e-mail czy „w głowie”.
Dlatego firma Barta s.r.o. zdecydowała się wdrożyć system 1CLICK.
Firma, której fundamentami są precyzja i zaufanie
Firma Barta s.r.o. zajmuje się zewnętrznym prowadzeniem księgowości oraz powiązaną obsługą kadrową dla różnych klientów. Zespół składa się obecnie z dziewięciu osób i kieruje nim właścicielka oraz dyrektor firmy, pani Belanová.
Księgowość to dziedzina, w której każdy błąd lub opóźnienie szybko daje o sobie znać. Terminy związane z podatkiem VAT, miesięczne zamknięcia ksiąg, rozliczenia płacowe czy komunikacja z organami podatkowymi muszą przebiegać bezbłędnie. Każdy klient ma swoje specyficzne wymagania, a każda pracownica w firmie odpowiada za własny zakres obowiązków.
I właśnie w tym momencie pierwotny sposób zarządzania pracą zaczął stanowić ograniczenie.
Przed 1CLICKEM: zadania w e-mailach, ustne uzgodnienia i mnóstwo spraw w głowie
Przed wdrożeniem systemu 1CLICK zadania były realizowane głównie ustnie lub poprzez wysyłanie e-maili. Każda z koleżanek sama dbała o swój harmonogram, swoich klientów i terminy.
„Zazwyczaj odbywało się to tylko ustnie lub poprzez przekazywanie e-maili. Nie było to zaplanowane ani stopniowe – sprawy załatwiano doraźnie” – opisuje pani Belanová.
W przypadku regularnych terminów koleżanki prowadziły własny system. Natomiast pilne zlecenia od klientów często trafiały bezpośrednio do konkretnej księgowej. Czasami właścicielka była w kopii, a czasami nie. I właśnie w tym miejscu pojawiał się problem.
„Czasami umykały nam pewne prośby. Klient czegoś potrzebował, ale ja o tym nie wiedziałam”.
Nie chodziło przy tym tylko o zwykłe zadania księgowe. Klient potrzebował na przykład informacji o wartości rezydualnej samochodu, danych dotyczących aktywów lub dokumentacji wykraczającej poza standardowe miesięczne zamknięcie ksiąg. Prośba trafiła do konkretnej współpracowniczki, ale właścicielka nie miała o tym pojęcia.
Jeśli realizacja zadania się opóźniała, często dowiadywała się o tym dopiero wtedy, gdy klient o tym przypominał.
„Nie znałam dokładnie wszystkich wymagań. Dowiedziałam się o tym dopiero wtedy, gdy klient się odezwał i zaczął to ze mną omawiać”.
Skutki: stres, przerwy w pracy i opóźnienia w kontrolach
Taki sposób zarządzania był dla firmy źródłem stresu. Jeśli problem pojawiał się zbyt późno, właścicielka musiała natychmiast zająć się jego rozwiązaniem – nawet jeśli miała zaplanowaną własną pracę lub kontrolę innych spraw.
„Powodowało to stres, a także skutkowało stratą czasu. Kiedy musiałam zająć się jakąś sprawą, którą należało natychmiast załatwić, a miałam już w planach coś innego, dochodziło do stresujących sytuacji”.
Istotnym problemem była również ciągłość pracy. W firmie Barta s.r.o. proces przebiega w ten sposób, że pracownice przetwarzają dokumentację, następnie wynik trafia do właścicielki w celu kontroli, a dopiero po jej zakończeniu dokumentacja może zostać wysłana do urzędu skarbowego.
Jednak gdy wszystko się nagromadziło tuż przed terminem, kontrola przesuwała się na godziny wieczorne.
„To już było nie do zniesienia. Dwudziestego czwartego przed podatkiem VAT poszłam spać o jedenastej albo o północy, bo miałam tyle pracy, że nie byłam w stanie tego sprawdzić wcześniej”.
Dlaczego zaczęli szukać rozwiązania
Od stycznia firma pozyskała kolejnych, większych klientów. Wtedy stało się jasne, że dotychczasowy sposób zarządzania pracą już nie wystarcza.
Pani Belanová chciała sprawdzić u koleżanek, jakie są najpóźniejsze terminy wykonania zadań, dla którego klienta, na co się czeka i kiedy konkretny wynik ma trafić do kontroli.
„Potrzebowałam mieć przegląd tego, co się dzieje w firmie. Do tej pory informacje przekazywano mi wyłącznie ustnie – co gdzie jest, na co się czeka i tym podobne”.
W firmie zaczęto korzystać z 1CLICK przede wszystkim w ramach realizowanych projektów. Dla każdego obszaru działalności i konkretnej pracownicy utworzono projekt zawierający jasno określone etapy, terminy i zakresy odpowiedzialności.
„W 1CLICKU stworzyłam projekt dla każdego obszaru działalności. Każda pracownica ma dokładnie określone, kiedy i z którym klientem ma się skontaktować”.
Dzięki temu właścicielka automatycznie widzi, czy klient nie przesłał dokumentów, nie odpowiada lub brakuje jakichś materiałów. I może podjąć działania na czas, a nie dopiero wtedy, gdy jest już za późno.
„Dowiedziałam się dopiero dwudziestego, że klient nie dostarczył pewnych dokumentów. A przecież powinnam była o tym wiedzieć już dziesiątego”.
Dlaczego wybrali 1CLICK
Firma Barta s.r.o. wypróbowała już w przeszłości inne narzędzie. Jednak według pani Belanowej nie stanowiło ono pomocy, a raczej dodatkowe obciążenie.
W serwisie 1CLICK doceniła przede wszystkim szybkość, prostotę oraz możliwość natychmiastowej pracy z zadaniami, kontaktami i projektami.
„W 1CLICKU komunikacja przebiega bardzo sprawnie. Bardzo nam się to podoba. Ponieważ jesteśmy młodym zespołem i jesteśmy przyzwyczajeni do cyfryzacji księgowości, nasze koleżanki bardzo szybko się do tego przyzwyczaiły”.
Dużą rolę odegrała również aplikacja mobilna. Jeśli pani Belanová jest na spotkaniu lub coś jej przyjdzie do głowy poza biurem, od razu tworzy notatkę lub zadanie, kierując je do konkretnej współpracownicy.
„Kiedy jestem na spotkaniu i uzgadniamy coś, automatycznie przesyłam tę informację danej koleżance. Nie chodzi o to, że ktoś do mnie zadzwonił, potem ktoś wszedł do mojego biura, a ja już nie wiedziałam, z kim rozmawiałam pięć minut wcześniej”.
Wprowadzenie: pierwszy wieczór poświęcony bazie danych klientów, a potem zespół „rzucony na głęboką wodę”
Według pani Belanowej wdrożenie systemu 1CLICK przebiegło szybko. Gdy tylko uzyskała dostęp, usiadła przy komputerze i już pierwszego wieczoru zaczęła tworzyć bazę danych klientów.
„W ciągu zaledwie jednego wieczoru stworzyłyśmy całą bazę danych klientów”
Baza danych kontaktów stała się dla firmy kolejną ważną korzyścią. Wcześniej kontakty przekazywano na różne sposoby – w formie papierowej, ustnie lub za pośrednictwem poszczególnych osób. Kiedy do firmy dołączała nowa pracownica lub osoba zatrudniona na pół etatu, musiała mozolnie wyszukiwać te kontakty.
Dzisiaj wszystko za jednym kliknięciem.
„W 1CLICKU stworzyłam kompletną bazę danych kontaktów. Gdy pojawia się nowy klient, od razu przypisuje się go do konkretnej pracownicy”.
Pozwala to zaoszczędzić czas i zmniejsza zależność od tego, kto co pamięta.
„Kiedy koleżanka dzwoni do klienta, żeby poinformować go, że nie dostarczyli dokumentów, nie może już powiedzieć, że nie ma jego numeru telefonu. Wszystkie kontakty mamy w jednym miejscu”.
Samo wdrożenie 1CLICKU w zespole przebiegło w sposób pragmatyczny.
„Bardzo szybko przeszkoliłam moje pracownice. Wrzuciłam je, jak to się mówi, na głęboką wodę i powiedziałam: to robicie tak, a to tak”.
Część zespołu dostosowała się od razu, a część potrzebowała więcej czasu. Według pani Belanowej jest to normalne w przypadku każdego nowego narzędzia.
„Mamy dwa typy pracownic. Jedne rzucają się na wszystko z głową, inne z trudem przyzwyczajają się do nowych rzeczy. Było trochę tarć, ale nie mają innego wyboru, bo moje wymagania otrzymują za pośrednictwem 1CLICK.”
Co się zmieniło po wprowadzeniu 1CLICKU
Pani Belanová w prosty sposób ujęła tę największą zmianę:
„Śpi mi się lepiej”
Dzięki 1CLICK ma lepszy przegląd pracy w firmie, terminów i wymagań klientów. Nie musi wszystkiego zapamiętywać i nie musi ręcznie sprawdzać, kto co obiecał, komu należy przypomnieć i gdzie czeka się na dokumenty.
„Mam lepszy ogląd sytuacji i czuję, że nie muszę nad wszystkim czuwać”.
Firma ustaliła cykliczne zadania i projekty zgodnie z miesięcznym harmonogramem prac księgowych. Dla każdego klienta określono jasno kroki, które należy wykonać – na przykład: zwrócenie się o dokumenty, sprawdzenie ich dostarczenia, monitowanie w sprawie brakujących dokumentów, sprawdzenie podatku VAT oraz samo złożenie zeznania.
„Mamy dokładnie określone terminy poszczególnych zadań. Wiemy, co należy zrobić i kiedy”.
1CLICK pomaga jednocześnie właścicielce lepiej planować swój czas. Wie, kiedy może spodziewać się gotowych materiałów do sprawdzenia i gdzie trzeba podjąć działania.
Korzyści w zakresie oszczędności czasu, spokoju i kontroli rentowności
Firma Barta s.r.o. nie mierzy na razie dokładnej oszczędności czasu, ponieważ jednocześnie pozyskała nowych klientów, a zakres obowiązków się zwiększył. Niemniej jednak, według pani Belanowej, korzyści są oczywiste.
„To na pewno pozwoliło nam zaoszczędzić czas. Mi – na pewno.”
Jeszcze ważniejsze są jednak spokój i umiejętność radzenia sobie z większym nakładem pracy bez chaosu.
„Nie bardzo potrafię sobie wyobrazić, jak by to było, gdybyśmy nie mieli 1CLICK”
1CLICK nie tylko pomaga firmie w realizacji zadań. Daje również właścicielce lepszy wgląd w obciążenie pracowników oraz rentowność poszczególnych klientów.
Jeśli firma uzgodniła z klientem miesięczną opłatę ryczałtową, ale obsługa zlecenia w rzeczywistości zajmuje znacznie więcej czasu, należy zająć się tą sprawą – albo poprzez zmianę warunków współpracy, ceny, albo poprzez dostosowanie sposobu komunikacji z klientem.
„Widzę w tym opłacalność: skoro mam ustaloną miesięczną opłatę ryczałtową i widzę, że nawet pracownica, która poświęca na to mnóstwo czasu, nie jest w stanie tego opłacić, muszę zacząć zastanawiać się, czy mam kontynuować, czy też podjąć rozmowy z klientem”.
Dzięki harmonogramowi pracy pani Belanowa może sprawdzić, czy wyznaczone terminy są realistyczne i czy zespół jest w stanie ich dotrzymać.
„Opracowałam harmonogram pracy i po pierwszym miesiącu przekonałam się, czy da się go dotrzymać”.
Komu firma Barta s.r.o. poleciłaby 1CLICK
Według pani Belanowej 1CLICK jest odpowiedni dla każdego, kto chce mieć przegląd tego, co dzieje się w firmie i co należy zrobić.
„Dla każdego, kto chce mieć przegląd tego, co należy zrobić i co się gdzie dzieje.”
Dodaje jednocześnie, że dużą rolę odgrywa podejście właściciela lub menedżera. Jeśli chce on utrzymać porządek w firmie, dokumenty lub same ustne porozumienia już dziś nie wystarczają.
„Jeśli chcę gdzieś utrzymać porządek, warto mieć pod ręką odpowiednie narzędzia. Sam papier już na to nie wystarcza.”
W firmie Barta s.r.o. cyfryzacja stanowi naturalną część pracy. Na swojej stronie internetowej firma sama podkreśla zalety cyfrowego księgowania i bardziej efektywnej obsługi dokumentów. Doskonale wpisuje się to również w sposób, w jaki zaczęła korzystać z 1CLICK – jako wewnętrznego systemu do zarządzania zadaniami, kontaktami, klientami oraz regularnymi comiesięcznymi obowiązkami.
1CLICK w jednym zdaniu
Kiedy pani Belanová miała opisać 1CLICK jednym zdaniem, odpowiedziała:
„1CLICK to narzędzie służące do utrzymania porządku w firmie.”
I właśnie to jest głównym wynikiem całej współpracy.
Rozwiązanie 1CLICK w firmie Barta s.r.o. nie zastąpiło fachowej pracy księgowych. Pomogło jednak stworzyć system, w którym jasno widać, kto za co odpowiada, kiedy praca ma być gotowa i gdzie należy podjąć działania, zanim pojawi się problem.
Zainspiruj się sukcesami innych i wypróbuj system 1CLICK – 30 DNI ZA DARMO
