Najpierw podstawowe zasady:
- Miej „czysty” umysł
- Róbcie tylko jedną rzecz.
- Doprowadzaj sprawy do końca.
Istnieje pewna tajemnica i, jak się wydaje, niewiele osób o niej wie. Człowiek może (potrafi) tworzyć czas. A jak to osiąga? Przestrzegając opisanych powyżej zasad. Przede wszystkim poprzez doprowadzanie spraw do końca.
Miej „czysty” umysł
Stwierdzenie: „Nie mam czasu” to albo kłamstwo, albo nieudolność. Często zdarza się, że dana osoba nie chce mi po prostu powiedzieć, że na przykład nie chce się ze mną spotkać. Druga możliwość polega na tym, że uważa, iż nie ma czasu, ponieważ nie potrafi się zorganizować.
A więc, jak to zrobić w prosty i bezbolesny sposób. Chociaż z tym „bezbolesnym” trochę przesadziłem. Początek zazwyczaj boli.
Pierwsza rzecz, którą należy zrobić:
Zajmijcie się zadaniami
Na początku nie zajmuj się priorytetami ani terminami. Zapisz wszystko, co musisz zrobić. Możesz użyć kartki papieru lub terminarza Moleskine. Ja chętnie korzystałbym z jakiegoś ładnego skórzanego terminarza. Mam słabość do ładnych rzeczy. Ładna skóra, ładna grafika… Ale żyjemy w erze informacji, więc już nie potrafię tego robić. Głównie dlatego, że nie jest to rozwiązanie online. Nie jest to dla mnie praktyczne. Korzystam z aplikacji do zarządzania zadaniami, dzięki czemu mam do nich dostęp praktycznie w każdej chwili ze wszystkich moich urządzeń. Zarówno na komputerze, jak i na tablecie oraz w telefonie. Zawsze mam je przy sobie. Chcę tym samym uprzedzić zarzuty w stylu: „Niewolnik komputerów” i tym podobne. Zawsze z wyjątkiem sytuacji, kiedy nie chcę. Na przykład, kiedy żegluję po morzu, mam telefon w kabinie i nie mam ochoty pracować ani być tym „niewolnikiem”.
W ten sposób o niczym nie zapominam, bo telefon mam zawsze przy sobie, kiedy pracuję. Wszystko, co nie wymaga natychmiastowego załatwienia, zapisuję jako zadanie. Wiele spraw, które muszę załatwić od razu, też zapisuję, bo np. nie mogę się dodzwonić, więc znowu tworzę zadanie, żeby o tym nie zapomnieć. Oczywiście nie korzystam wyłącznie z telefonu komórkowego, ale także z tabletu i komputera. W zależności od sytuacji.
Na przykład dziś rano mieliśmy krótkie spotkanie biznesowe. Uzgodniliśmy pewne sprawy. Automatycznie wpisuję to do listy zadań. W przeciwnym razie nic z tego nie wyjdzie, wiecie o co chodzi, prawda?
Zajrzę do maili. W większości nie ma tam nic, na co musiałbym odpowiedzieć. Poza dwoma zapytaniami. Niestety są to właśnie takie sprawy, którymi chętnie zająłbym się osobiście, a nie tylko zrzucił je na podwładnych. Ale teraz mam inne priorytety, nie mogę pozwolić, by to odwróciło moją uwagę. Postanawiam więc, że muszę się nimi zająć. Do jutra.
Zlecaj zadania innym
Jeśli masz zespół, deleguj zadania. Tak często widzę, że ludzie niepotrzebnie biorą na siebie zbyt wiele obowiązków.
Jeśli jestem pracownikiem i otrzymam zadanie, które nie należy do moich obowiązków, po prostu je odsyłam lub przekazuję osobie, która się tym zajmuje.
Kiedy pełniłem funkcję szefa, zdarzało mi się, że moi pracownicy bardzo chętnie przekazywali mi swoje zadania. Z radością czekali na moje zatwierdzenie wszystkiego, nawet jeśli sami mieli do tego uprawnienia. Z radością zacząłem im to oddawać, aby przejęli na siebie odpowiedzialność.
Dzisiaj zajrzę do mojej listy zadań i jeśli będzie tam zbyt wiele spraw, pierwszą rzeczą, na którą zwrócę uwagę, będzie to, co mogę przekazać innym. Kilka chwil i znów mam czas. Nic się nie zgubi, w przeciwieństwie do podejścia, w którym w obliczu nadmiaru obowiązków po prostu pozwoliłbym, by te sprawy po prostu odeszły w zapomnienie.
W ten sposób zapewniam sobie przestrzeganie pierwszej zasady efektywności – „czysty” umysł. Wszystko zapisuję. Nie zatrzymuję niczego w głowie. Jeśli mam coś załatwić (zadanie), zapisuję to. Nie ma znaczenia, czy na papierze, czy w aplikacji.
Dlaczego warto mieć „czysty” umysł
Być może nie ma sensu o tym pisać, ale czasami mam wrażenie, że niektórzy tego nie rozumieją. Na pewno znacie to uczucie, to nieprzyjemne uczucie w stylu: „powinienem był coś zrobić, ale…”. Nasz mózg działa jak system Windows – może w najnowszej wersji 8 już to rozwiązali – ma tendencję do samoczynnego zapełniania się. Jeśli nie będę regularnie usuwać z niego zbędnych plików, moja uwaga potrzebna do załatwiania spraw (zadań) będzie niewystarczająca. Nasz umysł nieustannie skupia się na sprawach nierozwiązanych. Mam na myśli wszystko, co po prostu tam pozostawiamy. Uporządkujcie to. Zapiszcie to. Nie zostawiajcie tam niczego. A wasz umysł będzie działał sprawnie.
Mam jedną wskazówkę, która może pomóc wam zdecydować, co należy zrobić od razu, jeśli macie dużo spraw bieżących.
Otrzymane zadania dzielę na cztery następujące obszary:
- Co należy zrobić natychmiast
- Co nie musi być zrobione od razu
- Co nie należy do moich obowiązków
- Co to jest bzdura
Każde zadanie, każdą sprawę, której się ode mnie oczekuje, przypiszę do jednej z wyżej wymienionych kategorii. Zastosuję następujące 4 rozwiązania:
- Wyrzucę to
- Zaplanuję to
- Zrobię to od razu
- Przekazuję to
Małe zadanie dla Was – przyporządkujcie poszczególne działania do opisanych powyżej obszarów.
Oto tabela pokazująca, jak to powinno wyglądać:
tabela
Róbcie tylko jedną rzecz
Rób tylko jedną rzecz na raz. Nie daj się rozpraszać. Nie rozpraszaj się wyskakującymi okienkami na komputerze. Jeśli na przykład odpowiadasz na e-maile, nie rób nic innego, dopóki nie skończysz. Poproś współpracowników, aby nie przeszkadzali Ci, dopóki nie zakończysz pracy.
Aby to lepiej zrozumieć, warto przyjrzeć się, czym właściwie jest kontrola. Chodzi nam przede wszystkim o to, by mieć wszystko pod kontrolą. Poszczególne elementy kontroli to:
START – ZMIANA – STOP
Nazywa się to ANATOMIA KONTROLI.
Najpierw coś musi się zacząć (START), potem następuje przebieg, realizacja (ZMIANA), a na końcu doprowadza się to do końca (STOP). Zróbcie wszystko, aby nie spotkało was to:
STRTA – ZMIANA –
START – ZMIANA –
START – ZMIANA –
To najczęstsza przyczyna niskiej efektywności – zbyt wiele spraw w toku. Znowu chodzi o uwagę, o nasz umysł. Skupia się on na niedokończonych sprawach, przez co poświęcamy znacznie mniej uwagi temu, co właśnie robimy. Możemy sądzić, że tak nie jest, ale nasz mózg nie da się zwieść.
Spróbujcie, a zobaczycie, jak wszystko pójdzie gładko. Skupcie się tylko na jednej rzeczy. Zajmijcie się nią, a potem przejdźcie do kolejnej.
Doprowadzaj sprawy do końca
Zasada ta w znacznym stopniu wiąże się z opisaną powyżej anatomią kontroli.
Postaraj się, aby to, co zaczniesz, doprowadzić do końca. Aby to się udało, trzeba skupić się tylko na jednej rzeczy. Oczywiście wiem, że nie zawsze jest to takie proste. Są rzeczy, które 1) trzeba realizować etapami. A po drugie, życie przynosi wiele nieprzewidzianych sytuacji. I właśnie to często wykorzystujemy jako wymówkę. Nie mam czasu. Mam zbyt wiele na głowie. Nie wiem, gdzie mi głowa stoi…
Z własnego doświadczenia wiem, że to się da. Trzeba zignorować te wszystkie bzdury, znaleźć sobie czas i zaplanować, kiedy co zrobię. Tak, zdarzają się nieprzewidziane sytuacje i podobne czynniki zakłócające. Jeśli jednak zaplanuję wszystko krok po kroku, mogę w znacznym stopniu wyeliminować te nieprzewidziane sytuacje i niespodziewane wydarzenia.
I właśnie o to chodzi. Na początku trzeba wykazać się dyscypliną i pracować nad tym, co zaplanowałem. Z czasem staje się to nawykiem, a potem przechodzi w rutynę. Moja rutyna wygląda na przykład tak, że w poniedziałek rano najpierw odpowiadam na e-maile, a potem sprawdzam, jakie zadania sobie zaplanowałem i jakie otrzymałem od kolegów. To rutyna i w 90% tak właśnie wygląda każdy poniedziałek. Nie odbieram telefonów, nie pozwalam, by koledzy mi przeszkadzali, i po prostu zajmuję się tymi e-mailami i zadaniami. Dzięki temu mam jasny umysł i mogę zajmować się standardowymi sytuacjami oraz nieprzewidzianymi sprawami, które się pojawiają.
Mam nadzieję, że te trzy zasady pomogą Państwu zwiększyć wydajność i zyskać więcej czasu.
W następnym artykule przyjrzymy się, jak łatwo planować.
Życzę wielu sukcesów
