Przykład pierwszy
Szef pyta: Wysłałeś tę ofertę?
Współpracownik: „Co? Jaka oferta?”
Szef: To, o co cię prosiłem tydzień temu…
Współpracownik: Pytałeś, czy potrafimy to zrobić, a nie czy mam to zrobić?
Szef: Żartujesz sobie? Termin upłynął wczoraj!
Współpracownik: Przepraszam, to znaczy, że się nie zrozumieliśmy…
A takich wariantów z pewnością będzie wiele. To normalna i powszechna sytuacja w wielu firmach.
Dlaczego tak się dzieje? Nieprawidłowe przydzielanie zadań.
Można by pomyśleć, że to nic takiego. Mówisz komuś: „Idź i zrób to”, a on idzie i to robi. Czy tak nie jest? Czasami chyba tak. Pytanie brzmi: jak często. Nawet tak prosta rzecz, jak powierzenie komuś zadania, ma swoje zasady. Bardzo proste zasady. Ten artykuł będzie poświęcony przede wszystkim właśnie im.
A więc.
Zasada pierwsza
Zadania należy przekazywać na piśmie jednej osobie odpowiedzialnej za ich realizację i podawać termin ich wykonania!
Regularnie śledź i sprawdzaj status przydzielonych zadań.
Zdziwilibyście się, jak często zdarza się, że szef zleca zadanie, ale nie wyznacza terminu.
Zadanie bez terminu to nie jest zadanie.
Nie musi to zostać zrealizowane. Nie określono terminu, więc może to nastąpić za dziesięć lat. Albo jeszcze później 🙂 Śledzenie i kontrola zleconych zadań to kolejny problem. Jeśli zlecamy je ustnie, to jest to problem. Jeśli zlecamy je mailowo, to również jest to problem. W obu przypadkach największym problemem jest kontrola! W przypadku zlecenia ustnego sprawa jest jasna. Nie ma żadnej możliwości kontroli. A w przypadku e-maili? Ręka na serce. Ile e-maili macie w swojej skrzynce odbiorczej? Zatem zazwyczaj znów mamy do czynienia z oczywistym problemem.
Przykład drugi
Szef: Ta oferta jest zupełnie niepoprawna, brakuje w niej (…czegoś)
Współpracownik: Hm, ale o tym nic nie mówiłeś.
Szef: A potem jeszcze do ciebie dzwoniłem, żeby powiedzieć, że (…)
Współpracownik: No tak, akurat byłem w drodze.
Szef: No to mi naprawdę pomogłeś…
Współpracownik: Dobrze, pójdę to zrobić jeszcze raz.
Zasada druga
Najważniejsze punkty zlecenia należy przedstawić na piśmie, podobnie jak późniejsze informacje uzupełniające lub doprecyzowujące.
Tak, zawsze na piśmie. Jeśli nie będziemy tak postępować, będziemy mieli do czynienia z sytuacjami takimi jak w pierwszym i drugim przykładzie.
To nie jest biurokracja, spowolnienie, papierkowa robota i kto wie, jakie jeszcze wymówki słyszałem. To przyspieszenie, zwiększenie precyzji, skupienie się na wyniku. To po prostu kontrola.
A teraz już tylko krótko…
Przykład trzeci
Szef: Dlaczego poświęciłeś na to tyle godzin?
Współpracownik: Mówiłeś, że mam być dla nich miły…
Bycie grzecznym to fajna sprawa, ale może to być dość kosztowne 🙂
Zasada trzecia
Proszę określić uczestnikom, jaki limit czasowy wyznaczają Państwo na wykonanie zadania.
Czasami nie jest to łatwe, ale im częściej będziemy to robić, tym lepiej nam to wyjdzie.
Przykład czwarty
Szef: Cholera, kiedy mam to wszystko zrobić? Trzy spotkania i tyle zadań…
Zasada czwarta
Przenieś wszystkie swoje zadania z głowy do listy zadań. Oszacuj, ile czasu zajmie ich wykonanie. Zastanów się, kiedy realistycznie da się je wykonać.
Tak samo jak w przypadku trzeciej zasady – nie jest to łatwe. Jeśli będziemy się o to starać, łatwiej nam będzie planować i będziemy mieli więcej czasu. Dodam jeszcze mały dodatek do tej zasady:
A jeśli i tak się nie uda, wyciągnijcie z tego wnioski na przyszłość.
Jeśli chcesz mieć kontrolę nad zadaniami, skorzystaj z 1CLICK. Najskuteczniejsze rozwiązanie do zarządzania zadaniami, jakie można znaleźć.
Jeśli Ty również chcesz być wydajny, przeczytaj artykuł „Jak być wydajnym dzięki 3 prostym zasadom”
