Przedstawienie klienta
Firma I.R.M. s.r.o. oferuje części i urządzenia do produkcji kabli. Nieodłączną częścią jej działalności jest również sprzedaż odnowionych maszyn. Firma działa na rynku od 19 lat, osiąga obroty w wysokości 30 000 000 i zatrudnia 22 pracowników. W 2020 roku wdrożyła system 1CLICK.
Klient miał trzy podstawowe wymagania
1. Zapewnić sprawną komunikację w firmie
2. Skutecznie reagować na potrzeby klientów
3. Zapewnić dotrzymywanie terminów
Powodem, dla którego zaczęli szukać jakiegoś kompleksowego rozwiązania, było korzystanie w firmie z wielu platform komunikacyjnych. A konkretnie z poczty elektronicznej, WhatsAppa, rozmów telefonicznych, Hangoutsa i innych komunikatorów.
„Przede wszystkim martwił nas brak informacji zwrotnej. Jeśli ktoś nie odpowiadał na e-mail, nie wiedzieliśmy, czy dana sprawa jest załatwiana, czy nie. Rozpatrywanie zgłoszeń przez telefon również nie było skuteczne, ponieważ nie pozostawał po nich żaden pisemny zapis, co prowadziło do sporów dotyczących ustalonych terminów. Nie było widać przebiegu poszczególnych zadań, projektów i osób zaangażowanych w jednym miejscu. WhatsApp i inne komunikatory przyczyniły się do rozdrobnienia komunikacji” – powiedział właściciel firmy Pavel Řimek.
Nadszedł punkt zwrotny,
kiedy było mnóstwo niedotrzymanych terminów, przypomnień o zadaniach, kłótni o to, kto co spowodował, o czym zapomniał lub czego nie zrobił. Wystarczy już tego złego planowania – jeden nie dostarczył tego, a drugi tamtego, J, teraz wszyscy już o tym wiedzą.
Głównym powodem, dla którego firma I.R.M. s. r.o. zdecydowała się wdrożyć system 1CLICK, była jego ogólna funkcjonalność, która w pełni odpowiadała jej potrzebom. Przestali gubić się w wiadomościach e-mailowych, które były wysyłane w kopii do wielu osób, a i tak nie było jasne, czy ktoś się tym zajmuje, a jeśli tak, to kto i przede wszystkim na jakim etapie są obecnie prace. Znaczne ułatwienie planowania i zapewnienie wzajemnej wymiany informacji dla wszystkich współpracowników.
Wymagania systemowe
Szukając rozwiązania, firma miała następujące wymagania
· Zapewnić brakujący system komunikacji
· Prostota i szybkość
· Możliwość przeglądania historii komunikacji
· Przyjazne środowisko użytkownika
Decyzja
Właściciel firmy przeprowadził badanie rynku. „W innych systemach nie odpowiadało mi wiele cech i funkcji. Na przykład brak możliwości szybkiego przetestowania systemu, nieintuicyjne środowisko oraz nielogiczne rozwiązania w zakresie komunikacji. Zdecydowałem się na ten system dzięki osobistemu podejściu pracowników dostawcy, a przede wszystkim dzięki prostocie i przyjazności rozwiązania 1CLICK. Możliwość przetestowania go i przekonanie się, że jego funkcjonalności spełnią wszystkie nasze wymagania”.
Wdrożenie
· Nie trwało to nawet jednego dnia – skonfigurowali użytkowników i uprawnienia, i wszystko zaczęło działać.
Trudności związane z wdrożeniem
· Tak, zdarzały się takie sytuacje – niektórzy koledzy nie chcieli zaakceptować wprowadzonego systemu ze względu na jednoznaczność i możliwość udokumentowania komunikacji. Sytuacja ta zmieniła się w krótkim czasie i obecnie są oni najlepszymi użytkownikami systemu 1CLICK. Obecnie, jak sami twierdzą, cieszą się, że system został wdrożony. Ułatwił im to pracę i uprościł komunikację. Podoba im się to, że nawet po miesiącach czy latach mogą sprawdzić, jakie sprawy były rozpatrywane i w jaki sposób.
Do jakich zmian to doprowadziło
Wszyscy wiedzą, co mają robić, i są na bieżąco informowani. Mają możliwość natychmiastowej reakcji, jeśli przełożony wyznaczy na przykład nierealny termin. Z drugiej strony istnieje presja, aby wszyscy dotrzymywali terminów.
Wynik
„Wdrożenie systemu 1CLICK pozwoliło nam uprościć procesy firmowe, przyspieszyć komunikację i znacznie zwiększyć wydajność. To, co na początku wydawało nam się nierealne, udało się dzięki pracownikom i systemowi 1CLICK pięknie wdrożyć w codzienną rutynę naszej firmy” – powiedział P. Řimek
Czy coś cię zaskoczyło?
· To, że wszystkim to od razu weszło pod skórę
W jakim stopniu wdrożenie systemu 1CLICK wpłynęło na firmę?
· Nie ma już problemów z komunikacją, a terminy są dotrzymywane.
Wizja na przyszłość
Firma rozważa indywidualne wdrożenie i wykorzystanie interaktywnych formularzy internetowych, na przykład w przypadku protokołów przekazania, z których korzystaliby technicy w terenie na tabletach.
Rekomendacja klienta
· Co poleciłby firmom znajdującym się w podobnej sytuacji? Zdecydowanie warto spróbować.
