1CLICK w firmie? Tak, nawet klub piłkarski to firma, a 1CLICK wykorzystuje się tam przede wszystkim do zarządzania meczami rozgrywanymi na własnym boisku. W tym celu korzystają głównie z modułu „projekty” – już drugi rok z rzędu.
Wymagania
Dyrektor, pan Darek Jakubowicz, zainspirował się firmą BARVY A LAKY HOSTIVAŘ a.s. Spodobało mu się, jak tam funkcjonuje marketing zarządzany za pomocą systemu 1CLICK. Na początku współpracy należało rozwiązać kwestię organizacji meczów rozgrywanych na własnym boisku. Co należy zrobić krok po kroku, aby mecz przebiegł bez zakłóceń, tak aby o niczym nie zapomnieć i dotrzymać terminów. „Zaczęliśmy korzystać z waszego systemu w czasie pandemii. Z powodu chorób brakowało nam ludzi, a musieliśmy zapewnić sprawny przebieg przygotowań do meczu. Dzięki modułowi projektowemu mogliśmy zatrudnić na przykład osobę z ulicy, która od razu wiedziała, co ma zrobić przed meczem”. Punkt zwrotny
Jaka była główna przyczyna Państwa decyzji?
„Wcześniej wszystko ustalaliśmy podczas spotkań przedmeczowych, a w czasie pandemii trudniej było się spotkać – nie tylko ze względu na wszechobecną chorobę, ale także z powodu związanych z nią ograniczeń rządowych. Podczas narady omawialiśmy przede wszystkim mecz u siebie, a wszystko odbywało się ustnie lub za pośrednictwem e-maili. 1CLICK pozwolił nam zyskać przegląd tego, co należy zrobić, w jakich terminach i co już zostało zrobione, dzięki czemu nie musieliśmy spotykać się osobiście. To tak, jakbyś miał to na kartce i odhaczał zadania. Zaletą jest to, że wszystko odbywa się online, mogę to przeglądać z dowolnego miejsca i mam pod kontrolą nawet przebieg poszczególnych zadań.
Jakie problemy występowały przed wdrożeniem systemu?
Czasochłonność spotkań
Więcej miejsca na błędy i zapomnienia (czynnik ludzki)
Kierownictwo nieefektywnie traciło czas na kontrolę, nadzór i monitorowanie przebiegu powierzonych zadań
Nie dysponowaliśmy prostym narzędziem służącym do przeglądu i kontroli.
Rozwiązanie
Na wybór rozwiązania wpływ miało przede wszystkim zarządzanie projektem oraz możliwość wykorzystania własnego szablonu, aby wszystko działało prawidłowo. Korzystamy z kilku szablonów, które uruchamiamy o ustalonej porze, aby przed meczem wszystko było gotowe. Szablon opracowaliśmy wspólnie z pracownikami firmy 1CLICK w oparciu o długoterminowe, niezmienne zadania związane właśnie z organizacją meczów piłkarskich.
Decyzja
Co przekonało Państwa, że 1CLICK to właściwe rozwiązanie?
Zauważyłem, że projekt jest łatwy do zrealizowania i nie zajmuje dużo czasu. To bez wątpienia pozwala nam zaoszczędzić czas. Na przykład, gdy zatrudniamy nowego pracownika, o wiele łatwiej jest go wdrożyć do pracy.
Wdrożenie
Jak długo trwało wdrożenie systemu?
Przygotowanie wstępnego projektu zajęło trochę czasu. Strukturę stworzyłem od razu. W zasadzie wszystko przebiegło bardzo szybko. Mamy też pracowników, którzy nie mają zbyt dużego doświadczenia z komputerem – im to trochę potrwało. Młodsi koledzy zaczęli korzystać z 1CLICK od razu i używają go również do własnych celów, samodzielnie przydzielając sobie zadania. Mamy u nas dwie grupy osób. Jedna z nich z zadowoleniem przyjęła to rozwiązanie, a drugiej musieliśmy je nauczyć.
Czy podczas wdrażania wystąpiły jakieś komplikacje?
Nie było.
Wynik
Co przyniosło to rozwiązanie?
Musieliśmy znaleźć sposób, by w tych trudnych czasach skutecznie spotykać się, nie narażać się na zakażenie, a jednocześnie mieć wszystko pod kontrolą. Zwiększyć efektywność realizacji i kontroli powierzonych zadań, wyeliminować zapomnienia i niedotrzymywanie terminów. Wprowadzone rozwiązanie przyniosło nam również znaczną oszczędność czasu. Nie musimy się spotykać i tracić czasu, skoro wszystko można elegancko załatwić w zaciszu własnego domu lub biura – w zależności od rodzaju zadania.
Praca kierownictwa staje się bardziej przejrzysta, a komunikacja przebiega znacznie szybciej.
Czy spełniły się Państwa oczekiwania?
Tak, fakt, że wszystko mamy pod kontrolą, a pracownicy wiedzą, co mają robić, stanowi dla nas jednoznaczne spełnienie naszych oczekiwań.
Czy coś was zaskoczyło?
Biorąc pod uwagę opinie, które słyszałem o tym programie jeszcze zanim sami zaczęliśmy korzystać z 1CLICK, muszę przyznać, że nic mnie nie zaskoczyło.
Wizja na przyszłość
Jakie macie plany dotyczące 1CLICK?
„Po wdrożeniu systemu do zarządzania meczami zamierzamy wykorzystywać go do zarządzania wydarzeniami i większością zadań doraźnych. Szczególnie w przypadku zadań, które wymagają zaangażowania większej liczby pracowników, dostrzegam duży potencjał tego programu również w przyszłości”.
Rekomendacja klienta
Co poleciłby Pan firmom znajdującym się w podobnej sytuacji?
„Nie zastanawiajcie się nad tym zbyt długo i po prostu spróbujcie. To przydatne narzędzie, które uporządkuje Waszą pracę i pozwoli zaoszczędzić czas”.
