Witam, panie Bohuslawie, na początek prosiłbym Pana o krótkie wyjaśnienie, czym jest firma Dotykačka i od jak dawna działa na rynku?
Dotykačka jest obecnie liderem na rynku systemów kasowych w Czechach. Działa na trzech rynkach – w Czechach, Polsce i na Słowacji, a planowana jest ekspansja na kolejne rynki. W ramach systemu kasowego oferujemy również usługi płatnicze, co jako całość traktujemy jako jedno kompleksowe rozwiązanie dla naszych klientów. Działamy na rynku od 2015 roku.
Od jak dawna są Państwo klientami firmy One Click Business Solutions i jakie były główne powody, dla których zdecydowali się Państwo na współpracę z tą firmą?
Jesteśmy Państwa klientem od samego początku istnienia firmy, czyli od 2015 roku, a powodów było kilka.
Dla nas Państwa rozwiązanie miało sens, ponieważ potrzebowaliśmy odpowiedniego systemu CRM, który dałby się dostosować do naszych potrzeb. W tym właśnie dostrzegaliśmy główną zaletę – 1CLICK jest na tyle elastyczny, że mogliśmy wdrożyć nasze zadania i procesy.
Jednym z tych powodów było również to, że byliśmy w stanie wdrożyć wszystko własnymi siłami i wypracować sobie odpowiednią wiedzę specjalistyczną.
Kiedy dokonywaliśmy wyboru, szukaliśmy łatwego w obsłudze systemu CRM, który zawierałby również podstawowe funkcje związane z systemem zarządzania dokumentami (DMS). Oznacza to rozsądny system zarządzania dokumentami oraz możliwość wdrożenia przepływu pracy. Dla nas główną wartością dodaną było to, że przepływ pracy w 1CLICK można łatwo dostosować i jesteśmy w stanie bardzo prosto odzwierciedlić w nim nasze procesy.
W jaki sposób korzystacie z 1CLICK?
Kiedy się nad tym zastanowię, to 1CLICK stanowi dla nas rdzeń naszych systemów firmowych. Dla nas 1CLICK jest właściwie tym źródłem prawdy w firmie. Znajdują się tam informacje o usługach, które świadczymy naszym klientom, o tym, jaki poziom usług mają ci klienci, jak często mamy im wystawiać faktury, na jaką kwotę, a także – oczywiście – prowadzimy tam sprawy handlowe.
Mamy co prawda wdrożony własny system sprzedaży dla handlowców, w ramach którego obliczane są prowizje i dostępne są dodatkowe informacje dotyczące transakcji. Jednak informacje te są oczywiście przekazywane z powrotem do 1CLICK, dzięki czemu możemy je śledzić w dowolnym momencie. W sytuacji, gdy klient jest bardziej wymagający i złożony, a chodzi na przykład o obsługę, powiedzmy, dwudziestu, pięćdziesięciu kas, a klient ma wymagania dotyczące np. specjalnej integracji swojego systemu z naszym, takich większych klientów obsługujemy w systemie 1CLICK od samego początku i tam monitorujemy status danej transakcji handlowej.
Właściwie to jest sedno sprawy. Dla nas jednak 1CLICK ma jeszcze jedną ważną cechę, a mianowicie otwartość w zakresie integracji. Zintegrowaliśmy go z wieloma innymi systemami, od systemów księgowych po systemy logistyczne naszych partnerów.
Kolejną kwestią jest obsługa klienta. Mamy co prawda własny system zgłoszeń, ale wyniki i informacje ponownie trafiają z powrotem do 1CLICK.
Staramy się więc korzystać z systemu 1CLICK w taki sposób, aby zawierał on wszystkie informacje dotyczące historii klienta i transakcji. Aha, i jest jeszcze jeden aspekt. Chodzi o regularne fakturowanie. Co miesiąc wystawiamy naszym klientom rzędu kilku tysięcy faktur.
Informacje te muszą oczywiście trafić z powrotem do systemu 1CLICK. Dane, na podstawie których wystawiane są faktury, pochodzą z kolei z systemu 1CLICK. Robimy to wszystko po to, aby dysponować pełną historią na potrzeby obsługi klienta lub spraw handlowych.
Po tylu latach korzystania z naszego systemu, jak oceniają Państwo korzyści, jakie przyniosło Państwu jego stosowanie?
Dla nas wybór, a także powód, dla którego zdecydowaliśmy się na 1CLICK, polegał na tym, aby osiągnąć jak najwyższy stopień automatyzacji w ramach procesów. Oznacza to, że na przykład w ramach procesu sprzedaży – od momentu, gdy klient zamawia nasz kasowy system, aż do momentu jego dostarczenia – wszystko powinno przebiegać bez udziału człowieka.
Było to również spowodowane tym, że mieliśmy pewne oczekiwania sprzedażowe, które były dość ambitne. Spodziewaliśmy się, że będziemy obsługiwać, powiedzmy, setki, a może nawet więcej klientów tygodniowo. Chcieliśmy też, aby proces ten nie wymagał zbytniego zaangażowania siły roboczej. Od samego początku główną korzyść widzieliśmy w tym, że będziemy w stanie zautomatyzować te procesy.
Oznacza to, że nie będzie konieczne żadne przepisywanie. Zamówienie trafia automatycznie do działu logistyki, następnie wystawiana jest faktura, a potem wszystko jest księgowane. Następnie monitorujemy informacje o statusie dostawy, które powinny do nas wrócić. Dzięki 1CLICK mogliśmy obserwować i śledzić cały ten proces w sposób całkowicie automatyczny.
Więc udało nam się. Oczywiście musieliśmy też zarządzać klasycznymi procesami operacyjnymi w firmie. Chodzi o kadrę, wystawianie faktur, przyjmowanie zamówień wewnętrznych oraz faktury przychodzące. Chcieliśmy, żeby to wszystko działało bez zarzutu. Aby nie zdarzało się, że przychodzi faktura i nikt nie wie, skąd pochodzi, za co jest wystawiona itp. Mamy to więc skonfigurowane i od samego początku postrzegaliśmy to jako zaletę Państwa systemu.
W systemie 1CLICK mamy rzędu kilkudziesięciu procesów, z których aktywnie korzystamy – są to zarówno procesy obsługujące naszą podstawową linię produkcyjną, jak i procesy pomocnicze związane z zamówieniami, kadrami i innymi sprawami. To właśnie jest chyba główna zaleta tego rozwiązania, a właściwie także integracja z otaczającymi systemami.
Dla nas oznacza to, że jesteśmy w stanie przesyłać informacje z jednego systemu do drugiego zgodnie z naszymi potrzebami.
Podsumowując, czy dobrze rozumiem, że w zasadzie od samego początku udało wam się zaoszczędzić na kosztach personelu?
Jeśli przyjrzymy się tym korzyściom, to oczywiście tak. Jest to całkowicie logiczne, ponieważ do tego, co można zautomatyzować, nie potrzeba ludzi.
Kolejna zaleta jest prosta. Jasno przedstawiona historia wszystkich spraw. Gdy potrzebuję sprawdzić, jaką historię ma klient, w jaki sposób reguluje faktury, czy kiedykolwiek otrzymywał upomnienia, jakie sprawy są z nim rozwiązywane w ramach pomocy technicznej – to kolejna zaleta.
Możemy to ponownie przełożyć na kwestie finansowe, ponieważ ma to wpływ na zadowolenie klienta – dzięki temu, że możemy szybko reagować, co poprawia nasze relacje z klientem.
Jeśli spojrzymy na kwestię finansów z szerszej perspektywy, dostrzeżemy również korzyści w zakresie procesów wewnętrznych. Panuje u nas porządek w tym, jak przebiegają różne sprawy. Na przykład w przypadku zakupów – nie zamawiamy niepotrzebnych rzeczy itp.
Dzięki automatyzacji procesów udaje nam się ograniczyć liczbę błędów popełnianych przez pracowników. Dlatego u nas obowiązuje zasada: klient otrzymuje dokładnie to, co zamówił.
W jakim kierunku chcielibyście rozwijać 1CLICK w przyszłości i czego się spodziewacie?
Jesteśmy teraz na etapie, na którym dodajemy do 1CLICK kolejne nasze produkty, na przykład usługi płatnicze. Wiąże się to z dość dużym nakładem pracy związanym z obsługą klienta. W przyszłości zamierzamy korzystać z modułu „Produkty”, którego wcześniej nie mieliście. Jest to dla nas bardzo interesująca funkcja i chcemy podążać w tym kierunku, ponieważ ułatwi nam to pracę i prowadzenie ewidencji.
Kolejnym obszarem są projekty, których nie realizujemy w 1CLICK, a jest to kierunek, w którym chcemy podążać. Zastanawiamy się nad tym i mamy nadzieję, że pomoże nam to pójść o krok dalej.
Czy jest coś, co poleciłby Pan naszemu potencjalnemu klientowi?
Zdecydowanie poleciłbym 1CLICK jako całość, właśnie ze względu na to, jak z niego korzystamy. Procesy, przepływ pracy. Te obszary wydają mi się najbardziej sensowne i postrzegam je jako największą zaletę tego rozwiązania. Jest to świetnie opracowane i wdrożone.
Z pewnością są obszary, w których 1CLICK ma pewne braki. Na przykład warto by wzmocnić funkcję raportowania. My potrafimy sobie z tym poradzić samodzielnie, ponieważ dysponujemy otwartym API.
Można powiedzieć, że największą zaletą 1CLICK jest to, że istnieje zestaw ujednoliconych, ogólnych procesów, które są gotowe do użycia i można z nich korzystać niemal od razu. A jeśli nie spełniają one oczekiwań, można je bardzo łatwo i szybko dostosować.
Panie Bohuslawie, dziękuję Panu za rozmowę.
1CLICK to elastyczny system, który płynnie integruje się z Twoją działalnością. Został stworzony z myślą o łatwości obsługi i jest obecnie popularnym rozwiązaniem w Czechach.
Dzięki 1CLICK zyskasz wsparcie zespołu ekspertów, który zawsze jest gotowy pomóc Ci w realizacji Twoich wizji biznesowych.
Zwiększ efektywność procesów w swojej firmie.
Nie wahajcie się skontaktować z nami
