Pierwsze pytanie, panie Novotný, brzmi: czym właściwie zajmuje się pańska firma?
Artisan to firma handlowa. Zajmujemy się sprzedażą materiałów drewnianych i farb. Posiadamy własne sklepy, kilka sklepów internetowych, a także prowadzimy sprzedaż hurtową oraz dystrybucję i redystrybucję. Tak więc w Artisanie pracuje obecnie, powiedziałbym, łącznie 60 osób.
To fajne. Od jak dawna się tym zajmujesz?
Robimy to od jedenastu lat.
A od jak dawna jest Pan/Pani klientem 1CLICK?
Jesteśmy klientami 1CLICKu, powiedziałbym, że od około sześciu lub siedmiu lat – szczerze mówiąc, nie pamiętam tego zbyt dobrze. Wcześniej było nas więc około dwudziestu pięciu i korzystaliśmy z systemu, w którym wszystko wysyłaliśmy e-mailem – i to w najlepszym przypadku. W gorszym przypadku dzwoniliśmy do siebie, gdy coś potrzebowaliśmy. Cóż, i to prowadzi mnie do wniosku, że sytuacja była nie do zniesienia. Jeden z naszych kolegów, który pracował jako doradca podatkowy, zapoznał nas z 1CLICK.
Aha, doradca podatkowy. No cóż, to dobrze, chyba nieczęsto nam się to zdarza.
Pracował bowiem jako doradca podatkowy – oczywiście na zasadzie zewnętrznego współpracownika – w kilku firmach. I właśnie tam gdzieś natknął się na 1CLICK. Komunikowali się z nim za pośrednictwem 1CLICK, a jemu to się spodobało, więc nam to pokazał.
A więc jaki był główny powód, dla którego zdecydowaliście się na 1CLICK?
Na początku głównym powodem było to, że mieliśmy tam opracowaną strukturę organizacyjną. Najczęściej korzystamy z zadań. Obecnie korzystamy również z projektów, ponieważ nasza firma ma plan rozwoju, w którym szczegółowo określiliśmy, co chcemy poprawić w tym roku w marketingu, w dziale handlowym, w sklepach – po prostu w różnych segmentach. I właśnie te plany przełożyliśmy na projekty w 1CLICKu. Pod każdym z tych projektów znajdują się różne zadania. Tam wszystko dzieli się jeszcze na podzadania. Myślę, że właśnie z tego korzystamy najczęściej. Poza tym często korzystamy z modułu E-mail, to oczywiste. Często korzystamy również z modułu Procesy, co zdecydowanie bardzo ułatwia pracę.
Ponadto korzystamy z modułu HR. Dzięki temu każdy członek zespołu ma swoje dokumenty zapisane pod własnym nazwiskiem. Badania lekarskie, uprawnienia kierowcy do prowadzenia ciężarówki – każdy ma coś takiego. Mamy to więc w jednym miejscu. Wcześniej przechowywaliśmy je na Dysku Google, co też się sprawdzało, ale nie ma sensu trzymać tego znowu w innym miejscu.
Więc w zasadzie to pan podsumował zarówno problem, jak i rozwiązanie. Gdybym miał to podsumować, to problem polegał na nieefektywnej komunikacji, ponieważ gubiły się informacje, takie jak e-maile czy rozmowy telefoniczne.
No jasne, zaletą 1CLICK jest to, że nad jednym zadaniem często pracuje nawet trzy lub cztery osoby.
A teraz, gdybyś załatwiał to przez e-mail. Wysyłam coś komuś, a Maruszka przekazuje to Janie. Jana przekazuje to Kwiecie, więc już to do ciebie nie wróci, bo stracisz orientację, co komu wysłałeś. Ja oczywiście miałem taki długi plik w Wordzie, w którym były zapisane wszystkie zadania – bo przecież trzeba to jakoś rejestrować, prawda? Ktoś na przykład nosi ze sobą notatnik. Zapisuje to w notatniku, ale tutaj jest po prostu ogromna zaleta – i właśnie to pokazał mi wtedy doradca podatkowy – że wpisujesz to do zadania i właściwie przestajesz o tym myśleć. Wiesz, że to się nie zgubi. Więc kiedy trzy razy w tygodniu znajdę dziesięć minut, przeglądam wszystkie zadania, które zlecam, rzucam na nie okiem, widzę, że te pomarańczowe powinny już zostać załatwione, a także sprawdzam, czy pojawiła się tam jakaś nowa wiadomość, czy nie.
Po prostu wpisuję tam, jeśli trzeba, coś od siebie i wiem, że o niczym nie zapomnę. Zapisuję tam na przykład takie rzeczy, jak to, że właśnie kupiłem dwa bilety na seminarium dla inwestorów w branży nieruchomości i zapisuję je w 1CLICK. Wiem, że kiedy nadejdzie ten dzień, będę miał tam zadanie zapisane dla siebie. I tam mam te bilety.
Ja robię to podobnie.
Po prostu to wykorzystuję. No cóż, po prostu do wszystkiego.
OK, a gdybyś zastanowił się, jakie korzyści przyniosło Ci rozwiązanie 1CLICK? Czy była to na przykład większa wydajność, efektywność, oszczędność kosztów, a może dzięki temu wzrosła też satysfakcja klientów? Czy dostrzegasz tam coś z tych obszarów?
Tak, na pewno. Cała nasza komunikacja opiera się na tym i bez tego po prostu by to nie działało. Gdyby nie było 1CLICK, to po prostu musiałoby istnieć coś podobnego do 1CLICK. Nie potrafię sobie tego wyobrazić.
Teraz zleciliśmy wam zaprogramowanie nowych procesów. Ponieważ prowadzimy kilka sklepów internetowych, otrzymujemy z nich zamówienia i zapytania ofertowe. Przetwarzamy je w ramach systemu 1CLICK. Rejestrujemy tam wszystkie transakcje handlowe.
Czy dobrze to rozumiem, że w zasadzie pobieracie adresy e-mail z tych sklepów internetowych, z których przychodzi zapytanie, co uruchamia proces, a następnie trafia ono do jakiegoś sprzedawcy, który je przetwarza?
Postrzegamy te sklepy internetowe raczej jako swego rodzaju platformę – nie chodzi tylko o to, by klienci składali zamówienia za pośrednictwem koszyka, ale mamy też różne strony konwersyjne, na które kierujemy reklamy. Jeśli potrzebujecie montażu pergoli, chętnie się tym zajmiemy. Wystarczy, że podacie nam swoje imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania. Na tej podstawie zostanie utworzony lead, który trafi do handlowca zajmującego się tą sprawą.
Jasne. Więc skontaktuje się z klientem.
Dokładnie tak, wszystko zapisuje się w 1CLICK, dzięki czemu mamy takie informacje, jak: adres e-mail klienta wraz z załącznikami zawierającymi zdjęcia aktualnego stanu na budowie. Opis potrzeb klienta, rysunki i wszystko inne znajduje się w jednym miejscu. A potem, kiedy wszystko zostanie zrealizowane, jest to archiwizowane. Co, nawiasem mówiąc, jest bardzo przydatne, bo wtedy, gdy pojawiają się jakieś nieporozumienia, można sprawdzić, kto co powiedział, a kto nie. Ile coś miało kosztować, a ile nie. Wystarczy otworzyć stare zadanie, gdzie znajduje się cała korespondencja, a wszystko staje się od razu jasne.
Dobrze. Mam wrażenie, że omówiliśmy już wszystko. Czy mógłby Pan podsumować, w jaki sposób 1CLICK pomógł Państwa firmie?
Myślę, że z pewnością przyczynił się do ogromnej poprawy efektywności komunikacji.
Wszystkie dane dotyczące całej komunikacji – czy to nowych zapytań, czy też np. wymiany towarów między sklepami – są po prostu przetwarzane za pośrednictwem 1CLICK. Wszystko znajduje się więc w jednym miejscu. Oczywiście daje to kadrze kierowniczej możliwość monitorowania projektów, zarządzania nimi oraz wprowadzania nowych rozwiązań.
Nic nie zostanie pominięte, to jest ważne. Pani, która zajmuje się pracownikami, ma wszystko w jednym miejscu – wszystkie badania; ustawia kalendarz, a gdy komuś kończy się termin badania lekarskiego, system tworzy dla niej zadanie. Wszystkie przeglądy techniczne floty samochodowej. Po prostu wszystko. Wcześniej trzeba było przeglądać dwadzieścia segregatorów, wyciągać gdzieś dowód rejestracyjny samochodu i sprawdzać, czy nie kończy się termin przeglądu technicznego. Tutaj wszystko odbywa się automatycznie raz w roku i nie trzeba się niczym zajmować.
Więc w pełni wykorzystujesz możliwości 1CLICK. Z tego, co mówiłeś na początku, wynikało, że korzystasz tylko z funkcji zadań, ale wydaje mi się, że w końcu korzystasz z tego narzędzia o wiele szerzej.
Tak, tak, korzystamy z nich, ale na pewno będziemy coraz częściej korzystać z procesów.
OK, to na pewno dobry pomysł – procesy to najlepsze, co możemy wam zaoferować, bo ograniczają typowe ludzkie błędy. Przejdźmy więc do finału. Gdybyście wyobrazili sobie naszego potencjalnego klienta, który nie korzysta z 1CLICK, czy zalecilibyście mu coś?
Polecam to wszędzie, gdzie tylko się pojawiam. Oczywiście. Są na przykład specjalne aplikacje do zarządzania projektami, CRM, do zarządzania flotą. Można mieć 10 aplikacji, każdą do jednej rzeczy. To właśnie chciałem ograniczyć. Po co mieć 10 aplikacji, skoro mogę mieć jedną? A ta w zasadzie spełnia wszystkie wymagania, a co najważniejsze, można ją dostosować do naszych potrzeb. Rozumiem więc, że jakiś gotowy proces nie każdemu odpowiada. Na przykład nasz proces dotyczący transakcji handlowych – poprosiliśmy was o jego dostosowanie.
Sposób działania 1CLICK jest po prostu doskonały. Ta logika.
W takim razie dziękuję wam za rozmowę, życzę powodzenia i do zobaczenia kiedyś.
No to pa.
