Przykład dobrych praktyk
Miasto Horní Slavkov (49 użytkowników)
jest historycznym miastem w regionie Karlowe Wary, posiadającym uprawnienia urzędu gminy. W skali regionu należy do większych miast i stanowi centrum administracyjne dla dwóch innych gmin.
Wyzwanie: Zarządzanie wieloma projektami bez chaosu
Przed wdrożeniem systemu 1CLICK urząd załatwiał sprawy za pomocą e-maili, karteczek papierowych lub arkuszy kalkulacyjnych w programie Excel.
„Kiedy zacząłem tu pracować, cyfryzacja już tu była – ale system zadań ani system zarządzania w ogóle nie istniały. A zarządzanie projektami? O tym mogliśmy tylko pomarzyć” – mówi sekretarz Martin Stark.
Miasto zaczęło szukać narzędzia, które umożliwiłoby:
- przejrzyste zarządzanie projektami,
- przydzielanie i śledzenie zadań,
- zaangażowanie pracowników różnych szczebli, w tym organizacji dotowanych.
Rozwiązanie: System 1CLICK
Wybór padł na system 1CLICK ze względu na jego zakres funkcjonalności i prostotę wdrożenia.
Wdrożenie przebiegło sprawnie, bez konieczności korzystania ze skomplikowanego wsparcia technicznego czy szkoleń.
„Prezentacja Państwa i Państwa systemu była wtedy dokładnie tym, czego szukaliśmy. Zainteresowało nas to, że była dobrze przygotowana, funkcjonalna i przejrzysta”.
„Wdrożyliśmy system z dnia na dzień. Było to intuicyjne, a koledzy szybko się zorientowali” – dodaje sekretarz Martin Stark.
Wyniki:
Obecnie urząd miejski oraz podległe mu placówki (szkoły podstawowe i przedszkola, biblioteka, dom kultury) mają jasno określoną strukturę zarządzania dzięki systemowi 1CLICK.
Najważniejsze korzyści:
- Pełna kontrola nad zadaniami i projektami – każdy widzi, co ma zrobić, do kiedy i z kim.
- Jednolita struktura projektu – wszyscy pracują zgodnie z tymi samymi zasadami.
- Współpraca między organizacjami – dyrektorzy szkół i innych instytucji są członkami zespołów i mają dostęp do projektów.
- Łatwość obsługi – nawet koledzy o mniejszych umiejętnościach technicznych bez problemu radzą sobie z tym systemem.
„Nie wyobrażam sobie już, żebyśmy bez 1CLICK-a poradzili sobie z taką liczbą projektów. Z papierowymi notatnikami bylibyśmy zagubieni” – stwierdza pani Monika Volfová, kierowniczka działu inwestycji.
Podsumowanie:
Urząd Miejski w Horním Slavkowie korzysta z systemu 1CLICK już od 2017 roku. Dzięki naszemu systemowi skutecznie zarządza projektami wewnętrznymi, zadaniami oraz komunikacją między urzędem a organizacjami dotowanymi.
Pierwotna potrzeba wdrożenia zarządzania projektowego przekształciła się w narzędzie służące do codziennego zarządzania całym urzędem miejskim.
Zalecenia dla innych miast:
„Kiedy rozmawiam z kolegami z innych miast, mówię: Przyjedźcie i zobaczcie, jak to u nas działa. Przekonacie się, że system zadań i system projektowy znacznie ułatwią wam pracę” – powiedział sekretarz Martin Stark.
Miasto Horní Slavkov wyraźnie pokazuje, że nawet w administracji publicznej można zarządzać sprawami w nowoczesny i skuteczny sposób.
Poniżej przedstawiono przykłady sposobu zarządzania projektami w Horním Slavkowie:
Poniżej przedstawiono ustandaryzowaną strukturę projektu, w której uwzględniono poszczególne etapy:
F1 – zadania przygotowawcze
F2 – zadania wykonawcze
F3 – zadania operacyjne
P – zadania bieżące
Wyraźnie widać zadania, osoby odpowiedzialne za ich realizację oraz terminy. Diagram Gantta pozwala uzyskać lepszy przegląd realizacji projektu
Na tym rysunku poszczególne etapy projektu zostały już szczegółowo opracowane wraz ze wszystkimi zadaniami, podzadaniami, osobami odpowiedzialnymi, terminami i oczywiście niezbędnym diagramem Ganta.
Nie ma znaczenia, jak duży jest Państwa projekt – czy budują Państwo ścieżkę rowerową, czy remontują budynek.
Dzięki 1CLICK zawsze będziesz mieć doskonały wgląd w realizację (wykonanie etapów, zadań i dotrzymywanie terminów) poszczególnych projektów.
Chcieliby Państwo uzyskać podobne wyniki również u siebie?
Oferujemy Państwu 1CLICK – proste, przejrzyste i skuteczne narzędzie, które usprawni zarządzanie, ułatwi kontrolę i pozwoli zaoszczędzić czas.
Co zyskasz:
- Przejrzyste zarządzanie zadaniami i projektami – kto czym się zajmuje, w jakim terminie i jaki jest stan realizacji
- Wspólne dokumenty i procesy – wytyczne, protokoły, metodologie, ewidencja majątku
- Komunikacja bez zamieszania – wiadomości, synchronizacja z pocztą elektroniczną, przegląd kontaktów
- Planowanie spotkań, narad i wydarzeń – z automatycznymi przypomnieniami
