Miasto na prawach statutu Děčín i system 1CLICK
czyli uproszczenie zarządzania zadaniami, procesami i dokumentami
Podstawowe informacje
Zleceniodawca: Miasto na prawach statutu Děčín
Dziedzina: Administracja publiczna
Liczba użytkowników: 270+
Korzystanie z systemu 1CLICK od: 2011 r.
Wezwanie
Administracja publiczna to specyficzne, złożone środowisko, w którym współpracuje ze sobą wiele działów, osób i systemów.
Władze miasta zajmowały się następującymi sprawami:
- rozproszone informacje
- nieprzejrzysta ewidencja zadań
- skomplikowana komunikacja wewnętrzna
Naszym celem było zatem wszystko ujednolicić, usprawnić i uczynić bardziej przejrzystym, i to bez konieczności skomplikowanego i kosztownego tworzenia własnego systemu.
Rozwiązanie: System 1CLICK jako centralne narzędzie komunikacyjne urzędu
Miasto na prawach statutu Děčín rozpoczęło korzystanie z modułu „Zadania”, a obecnie wykorzystuje 1CLICK w całej organizacji – od kierownictwa po poszczególne wydziały.
„Obecnie 1CLICK stanowi jeden z czterech głównych filarów naszych systemów informatycznych. Kiedy w 2022 roku objąłem stanowisko kierownika ds. informatyki, jednym z moich głównych celów było skonsolidowanie dużej liczby procesów w kilka rozwiązań modułowych. 1CLICK nie tylko pozostał integralną częścią naszego portfolio informatycznego, ale jego zastosowanie znacznie się rozszerzyło.”
Najważniejsze funkcje, z których korzysta miasto:
- Zadania i zadania zewnętrzne – przejrzyste przydzielanie i zarządzanie zadaniami, również poza gronem użytkowników wewnętrznych
- Projekty – kompleksowa obsługa konkursów dotacyjnych i współpraca międzydyscyplinarna
- Procesy i formularze – wnioski, wsparcie informatyczne, zgłoszenia operacyjne i zakupowe, przeniesienia urlopów itp.
- DMS (system zarządzania dokumentami) – proste i przejrzyste przechowywanie dokumentów
- Moduł produktów – ewidencja publikacji i materiałów drukowanych, telefonów komórkowych, zasobów ICT, dziennik eksploatacyjny (częściowe zarządzanie zasobami IT)
- Etykiety – oznaczanie i filtrowanie zadań według tematów, na przykład „Przedłużenie terminu”, „Ważne” itp.
Korzyści dla miasta Děčín posiadającego prawa statutowe
1. Jedno miejsce, w którym znajdziesz wszystko
„Największą zaletą jest bez wątpienia to, że wszystkie istotne informacje mamy przejrzyście zebrane w jednym miejscu. Nie musimy długo szukać niczego w innych aplikacjach, wiadomościach e-mailowych ani wśród dokumentów papierowych. Wszyscy uczestnicy zadania lub projektu mają natychmiastowy wgląd w postęp prac, komentarze i załączniki.”
2. Przyspieszenie i uproszczenie procesów wewnętrznych
„Dzięki formularzom i procesom zatwierdzamy obecnie zakupy, wnioski operacyjne czy przeniesienia urlopów bezpośrednio w systemie. Procesy te bardzo nam pomogły np. przy wdrażaniu wewnętrznego wsparcia IT. Dokładnie wiemy, kto czym się zajmuje, na jakim etapie znajduje się zgłoszenie i jakie będą kolejne kroki.”
3. Elastyczność i możliwość dostosowania systemu
„Możemy dostosować 1CLICK do naszych wymagań. Każdy proces lub formularz po prostu dostosowujemy tak, aby odpowiadał naszym konkretnym potrzebom.”
4. Proste szkolenie i łatwość obsługi
„Dla nas, jako przedstawicieli administracji publicznej, kluczowe znaczenie ma to, że system 1CLICK jest przejrzysty, prosty i oparty na logicznej strukturze, dzięki czemu nasi użytkownicy szybko się w nim odnajdują i opanowują jego obsługę.”
Plany na przyszłość
Miasto na prawach statutarnych Děčín planuje rozszerzyć stosowanie procedur i formularzy na wszystkie wewnętrzne wnioski – począwszy od wniosków o szkolenia, propozycji innowacji, opisów czynności służbowych, aż po protokoły z przeprowadzenia kontroli wstępnej w ramach zarządzania wydatkami publicznymi.
Rozważa również wprowadzeniu gotowych szablonów i formularzy, które firma 1CLICK planuje oferować gminom i miastom jako standardowe rozwiązanie.
Podsumowanie: Dlaczego 1CLICK?
„Centralizacja, prostota, przejrzystość, uniwersalność i efektywność. Jeśli chodzi o sprawy operacyjne urzędu, nie przychodzi mi do głowy nic, czego nie dałoby się załatwić za pomocą systemu 1CLICK”.
System 1CLICK stanowi dla Miasta Statutowego Děčín narzędzie, które pozwala zaoszczędzić czas, ułatwia pracę oraz usprawnia komunikację między poszczególnymi pracownikami, a także partnerami zewnętrznymi.
Poszczególne cytaty podał Mgr. Roman Žaloudek, kierownik działu IT
Chcielibyście uzyskać podobne wyniki u siebie?
Oferujemy Państwu system 1CLICK – proste, przejrzyste i skuteczne narzędzie, które usprawni zarządzanie, ułatwi kontrolę i pozwoli zaoszczędzić czas.
Co zyskasz:
- Przejrzyste zarządzanie zadaniami i projektami – kto czym się zajmuje, w jakim terminie i jaki jest stan realizacji
- Wspólne dokumenty i procesy – wytyczne, protokoły, metodyki, ewidencja majątku
- Komunikacja bez zamieszania – wiadomości, dostęp do poczty elektronicznej, lista kontaktów
- Planowanie spotkań, narad i wydarzeń – z automatycznymi przypomnieniami
Przykład wykorzystania modułu „Zadania”
Przykład wykorzystania modułu „Projekty”
Przykład wykorzystania modułu Dokumenty
Przykład wykorzystania modułu „Kontakty”
Przykłady zastosowania procesu
Przykład wykorzystania modułu „Produkty”
Przykład zastosowania modelu „Projekty”
Przykład wykorzystania dziennika eksploatacyjnego
