Ile z tych wiadomości jest prawdopodobnie nieprzeczytanych? Jak długo zajmuje mi udzielenie odpowiedzi? Ile razy o czymś zapominam i nie reaguję na czas? Jeśli zadajesz sobie podobne pytania, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.
Długo zmagałem się z e-mailami. Napływają do nas ze wszystkich stron i kto ma czas, żeby nadążyć z odpowiadaniem na nie. Dzisiaj, z nielicznymi wyjątkami, uporałem się z nimi. Wyjątki zdarzają się tylko sporadycznie, gdy jestem w trasie po Czechach lub na urlopie. Ale nawet na takie sytuacje mam swój system, dzięki któremu daję sobie radę.
Jest to zastosowana metoda GTD, uzupełniona o dodatkowy krok. Za chwilę ją przedstawię. Najpierw jednak kilka powodów, dla których warto mieć pustą skrzynkę odbiorczą.
– niedokończone sprawy odwracają uwagę
– to, co przyciąga naszą uwagę, wpływa na nasze samopoczucie
– przepełniona skrzynka odbiorcza prowadzi do błędów… (niepodważalny fakt), a w końcu – kto może z czystym sumieniem powiedzieć, że przy przepełnionej skrzynce odbiorczej niczego nie zapomni?
TO JEST ŁATWE
Oto zasady, którymi się kieruję:
Jeśli możesz coś zrobić od razu, zrób to.
Co to za bzdura, do diabła.
To, co nie leży w Twoim zakresie, zleć innym.
To, czego nie możesz zrobić od razu, zaplanuj.
CO MOŻESZ ZROBIĆ JUŻ TERAZ, ZRÓB TO.
To nie jest takie trudne. Każdy e-mail, na który mogę odpowiedzieć od razu, załatwiam od razu. Po prostu go otwieram i odpowiadam. A potem od razu go usuwam. Bez kompromisów. Skrzynka odbiorcza to nie archiwum. Bardzo ważne jest, aby to zrozumieć. Wiele osób traktuje skrzynkę odbiorczą jak archiwum, w którym i tak się nie orientują. Spotkałem tak wiele osób – znajomych, klientów – którzy twierdzili, że wszystko jest w porządku i nie mają problemu z e-mailami. A jednak często nie są w stanie mi odpowiedzieć. Tak często nie są w stanie dostarczyć mi tego, czego od nich potrzebuję. Tylko dlatego, że przeoczyli mój e-mail w tym zalewie wiadomości.
Oczywiście mam folder „ARCHIV”, w którym zapisuję ważne e-maile, do których mógłbym kiedyś wrócić.
CO TO ZA BZDURA – WYRZUĆ TO
To prosta sprawa. No cóż, może nie aż tak prosta. Jeśli na moją służbową skrzynkę trafiają różne „zabawne” rzeczy, to może być trudno nie poświęcić im uwagi. Mam zasadę: od razu to kasuję! Od razu, od razu, od razu. No cóż, mam sprawdzone kontakty, od których raz w roku dostaję zabawny e-mail. Głównie coś o Samsungu (jestem fanem Apple’a) 🙂 I na taki e-mail może rzucę okiem. Bardzo rzadko.
TO, CO NIE JEST TWOIM ZADANIEM, PRZEKAŻ INNYM
Często zdarza się, że otrzymuję e-mail, którym pozornie powinienem się zająć. Jeśli nie leży to w moim zakresie kompetencji, natychmiast odsyłam go nadawcy (o ile jest to wiadomość od kolegi z firmy). Oczywiście jako szef firmy często otrzymuję e-maile, z którymi nie potrafię sobie poradzić. Po prostu przekazuję je do załatwienia jednemu z kolegów. Nie zawsze jest to takie proste, gdy nie mam pod ręką odpowiedniego narzędzia. Na zakończenie tej refleksji pokażę, jak łatwe może to być.
TO, CZEGO NIE MOŻESZ ZROBIĆ OD RAZU, ZAPLANUJ.
Każdą wiadomość e-mail, której nie mogę od razu załatwić, planuję z wyprzedzeniem, ustalając, kiedy na nią odpowiem. Wyznaczam konkretny termin i staram się go dotrzymać. Są to zazwyczaj wiadomości od klientów, od których muszę uzyskać pewne informacje.
CZY TO NAPRAWDĘ JEST TAK PROSTE?
TAK!
Prawdą jest również to, że jeśli nie masz do tego odpowiedniego narzędzia, to rzeczywiście może być problem z poradzeniem sobie z tym.
No to teraz to samo jeszcze raz, ale z narzędziem, które pomoże to rozwiązać. Z pomocą 1CLICK:
CO MOŻESZ ZROBIĆ JUŻ TERAZ, ZRÓB TO.
Nie ma tu o czym dyskutować. Nie potrzeba żadnych narzędzi. Po prostu to zrób. W 1CLICK mamy zintegrowanego klienta poczty elektronicznej. Zależało nam na tym, żeby był prosty. Żeby podczas obsługi poczty elektronicznej nic nie rozpraszało nas niepotrzebnie. W większości programów do obsługi poczty elektronicznej znajduje się mnóstwo rozpraszających funkcji, z których zwykły użytkownik nigdy nie skorzysta. One tylko odwracają uwagę.
CO TO ZA BZDURA – WYRZUĆ TO
Zobacz wyżej. Czego byś się spodziewał? Kasuję, kasuję, kasuję 🙂
TO, CO NIE JEST TWOIM ZADANIEM, PRZEKAŻ INNYM
Wiele osób nie potrafi delegować zadań. Dotyczy to zwłaszcza szefów. Wolimy zrobić to sami. W rezultacie wykonujemy pracę za innych i sami nie nadążamy. Często spotykam kogoś, kto jest wyczerpany ogromem pracy, z którą nie nadąża. Kiedy wspólnie przyjrzymy się bliżej wszystkim sprawom, którymi ta osoba się zajmuje, zawsze jest zaskoczona, jak wiele robi za innych. Najczęstszym rozwiązaniem jest przesłanie e-maila dalej.
Niezależnie od tego, czy jesteś szefem, kierownikiem projektu, czy po prostu osobą odpowiedzialną za coś, zależy Ci na tym, żeby sprawa została załatwiona. Jaką masz kontrolę, gdy po prostu przesyłasz dalej e-mail? Żadną. Dzięki 1CLICK w prosty sposób utworzysz zadanie na podstawie wiadomości e-mail i będziesz mieć pełną kontrolę nad tym, czy sprawa jest załatwiana. Uwaga, to nie jest zwykłe narzędzie do zarządzania zadaniami. Rozwiązano tu wszystkie istotne problemy, przez które większość „narzędzi do zadań” nie działa. Na przykład masz jasny przegląd tego, komu, z jakim terminem i w jakim stanie są zadania, które przydzieliłeś.
Zadanie utworzone na podstawie wiadomości e-mail
TO, CZEGO NIE MOŻESZ ZROBIĆ OD RAZU, ZAPLANUJ
Mnóstwo e-maili do załatwienia. Pełna skrzynka odbiorcza. Po prostu góra e-maili, na które muszę sam odpowiedzieć. Ale z tym też da się sobie poradzić. Tak jak w akapicie powyżej – utwórz zadanie. Tym razem dla siebie samego. Może trochę zboczę z tematu. Za wszelką cenę staram się przestrzegać tej zasady:
START – ZMIANA – STOP
To podstawa skuteczności. Innymi słowy:
POCZĄTEK – PRZEBIEG – KONIEC
Wszystko musi się od czegoś zacząć. Potem następuje realizacja, a na końcu – zakończenie. Początek to kliknięcie w wiadomość e-mail. Realizacja to przeczytanie wiadomości, a zakończenie to załatwienie sprawy. W tym przypadku chodzi o utworzenie zadania. Zawsze staram się dobrze sformułować temat, aby w miarę możliwości nie musieć ponownie czytać wiadomości. 1CLICK zawsze przenosi treść wiadomości do treści zadania, a wraz z nią również załącznik. Dzięki temu nie tracę żadnych informacji.
Nowe zadanie wraz z załączoną wiadomością e-mail i załącznikiem
Utworzenie zadania na podstawie wiadomości e-mail z załącznikiem przeciągniętym z wiadomości oraz oryginalnej wiadomości e-mail, na którą można odpowiedzieć bezpośrednio z poziomu zadania.
ZARZĄDZANIE SKŁADNIKAMI
Po raz kolejny stawiam na prostotę. Dzisiaj wystarczy mi 6 składników.
poczta dostarczona
koncepcje
wysłana poczta
archiwum
kosz
spam
Składniki wiadomości e-mail
Wcześniej korzystałem z mnóstwa folderów. Oprócz tych wspomnianych powyżej było to wiele folderów dotyczących klientów, dostawców i współpracowników. Do tego jeszcze kilka innych. Korzystałem z inteligentnego sortowania, a mimo to zmagałem się z tym problemem – i tak trudno mi było się w nich odnaleźć. Podczas moich konsultacji nie widziałem chyba niczego innego niż ten sam chaos. Niezależnie od tego, czy dana osoba się do tego przyznawała, czy nie. Nie sądzę, żeby ten artykuł przeczytał ktoś z tej drugiej kategorii 🙂
Kiedy piszę ten artykuł, czuję przyjemne uczucie, widząc pustą skrzynkę odbiorczą. Jest piątek, a właściwie już prawie sobota. Pójdę na obiad, a potem na golfa 🙂
Wystarczy odrobina dyscypliny oraz kierowanie się logiką i prostotą.
